Für Berater und Freelancer
Du beendest ein Kundengespräch mit einer ganzen Liste nächster Schritte. Dann beginnt das nächste Gespräch, und die Hälfte davon ist weg. TellDone macht aus dem, was du sagst, in etwa 10 bis 30 Sekunden Aufgaben, Fristen, Erinnerungen und Notizen — nach Kunde sortiert und mit den Tools synchronisiert, in denen du deine Arbeit ohnehin führst.
Mehrere Kunden parallel zu betreuen heißt, ständig ein Dutzend offener Baustellen im Kopf zu haben. Die Reibung ist selten die Arbeit selbst. Es ist alles drumherum.
Ein Gespräch endet mit fünf klaren nächsten Schritten. Du springst direkt ins nächste Meeting, und bis zum Mittag fallen dir nur noch drei davon ein. Was wir gerade gehört haben, vergessen wir zum großen Teil innerhalb weniger Stunden, wenn wir es nicht aufschreiben.
Jeder Sprung aus der Welt eines Kunden in die Markenstimme, den Projektumfang und die Historie eines anderen fordert seinen Tribut. Dieses Umschalten passiert im Kopf, nicht nur im Kalender — und es frisst klammheimlich genau den Fokus, den du eigentlich abrechnest.
Realistisch sind für einen Vollzeit-Freelancer eher 20 bis 30 abrechenbare Stunden pro Woche, nicht 40. Der Rest geht für Notizen, Nachfassen, Terminieren und das Hinterherlaufen hinter der eigenen To-do-Liste drauf.
Du hast ein überarbeitetes Angebot bis Donnerstag und eine Vorstellung bis Freitag zugesagt. Wenn die Notizen über E-Mail-Entwürfe, Slack und Browser-Tabs verstreut sind, rutscht am Ende meist genau das durch, was abrechenbar gewesen wäre.
Ein Teil des Kontexts steht in einem Dokument, ein Teil im Posteingang, ein Teil nur in deinem Kopf. Fragt ein Kunde, was ihr vor drei Wochen vereinbart habt, suchst du erst mal zehn Minuten, bevor du antworten kannst.
Fünf Kunden, fünf Zeitpläne, alle in Bewegung. Den ganzen Überblick im Kopf zu behalten ist anstrengend, und die Lücken zeigen sich erst, wenn etwas schon überfällig ist.
Die obigen Zahlen sind typische Branchenschätzungen, keine TellDone-Daten. Quellen: OneSuite zu abrechenbaren Stunden und die Vergessenskurve.
Die Lösung ist nicht noch ein Dashboard, das gepflegt werden will. Sie besteht darin, den Aufwand fürs Festhalten auf null zu bringen: Du sprichst, und die fertige Struktur taucht genau dort auf, wo du ohnehin arbeitest.
Geh aus dem Meeting und sag, was gerade besprochen wurde. Aus To-dos werden Aufgaben mit Fristen und Erinnerungen, aus Entscheidungen werden Notizen. Kein Tippen, kein leeres Blatt, kein Warten, bis du wieder am Schreibtisch sitzt.
Nenn den Kunden, während du aufnimmst, oder häng ein Tag dran, und alles wird unter diesem Kunden abgelegt. Aufgaben, Termine und Notizen bleiben sauber getrennt, sodass das Durcheinander des einen Kunden nie in das des anderen überschwappt.
Schick Aufgaben an Todoist, Notion, Things 3, Apple Erinnerungen oder Google Tasks und Termine an Apple oder Google Kalender. TellDone ist die Erfassungsebene vor den Systemen, die du schon nutzt — und kein Ersatz für sie.
Sag „jeden Montag ein wöchentlicher Status mit Acme”, und es entsteht eine wiederkehrende Aufgabe oder Erinnerung. So stehen die festen Verpflichtungen von allein im Kalender, statt nur in deinem Gedächtnis zu existieren.
KI-Berichte fassen die Aktivität automatisch über alle Kunden hinweg zusammen, täglich und wöchentlich. Die Montagsplanung schrumpft auf zwei Minuten Lesen — was erledigt ist, was neu ist, was fällig ist — statt einer Stunde Wühlen.
Die semantische Suche findet, was du gesagt hast, auch wenn dir die genauen Worte nicht mehr einfallen. Frag dich, was du letzten Monat mit einem Kunden vereinbart hast, und hol es hervor, noch bevor er die Frage zu Ende gestellt hat.
Noch ein unauffälliger Gewinn: Smart Context kann eine passende Aufgabe abhaken, sobald du in einer späteren Aufnahme erwähnst, dass sie erledigt ist — so spiegelt deine Liste die Realität wider, ganz ohne manuelles Aufräumen. Etwas zu korrigieren? Tipp auf eine Aufgabe, um sie zu bearbeiten (kein Speichern-Button, schnelles Rückgängig); für alles Größere machst du eine kurze Folgeaufnahme, und TellDone aktualisiert die Notiz, Aufgaben und Termine. Das Transkript selbst bleibt schreibgeschützt.
So könnte ein typischer Beratungstag aussehen, wenn das Festhalten aufhört, eine lästige Pflicht zu sein. Ein Beispiel, kein Versprechen.
Sprich nach deinem nächsten Kundengespräch und sieh zu, wie daraus Aufgaben, Fristen und Erinnerungen werden. Fang mit dem kostenlosen Tarif an, ganz ohne Karte.
Kostenloser Tarif verfügbar. iPhone (iOS 18+), Apple Watch (Series 6+) und Web.
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